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La ville de Pulheim numérise ses archives

Numérisation de microformes
Numériser des archives

Client et supports à numériser

Novembre 2018. Horst Kandt, directeur des archives de la ville de Pulheim, en Allemagne, s’est adressé à MEDIAFIX. Les archives municipales de Pulheim ont dû relever le défi de numériser l’ensemble de leurs négatifs, soit plus de 7 000 pièces au total, auxquelles se sont aussi ajouté des centaines de diapositives de différents formats.

Les supports analogiques des archives municipales de Pulheim proviennent en grande partie de particuliers et témoignent de la vie d’une commune sous les formes les plus diverses : manifestations publiques, parades, répétitions de chorale, matchs de football, découvertes archéologiques, clubs de bowling, fêtes privées, foires aux pigeons, noces d’or de couples locaux, animaux, travailleurs. Les prises de vue ont été réalisées dans les années 1960 et 1980.

Le challenge

Une partie du matériel d’origine présentait des défaillances importantes : une grande partie des négatifs avait été endommagée par un dégât des eaux. De ce fait, les supports étaient pratiquement détruits.

D’autre part, de nombreuses bandes de négatifs avaient été découpées. Par conséquent, il y avait une multitude de négatifs à l’unité, chacun rangé dans une pochette plastique individuelle.

Un examen du matériel a en outre révélé qu’une partie des négatifs contenait des composés nitrés, étant donné que des négatifs plus anciens avaient été utilisés pour les prises de vue. Les pellicules en nitrate de cellulose représentaient une source de danger, car ils peuvent s’enflammer spontanément avec le temps.

L’objectif de la numérisation était donc triple, puisqu’il s’agissait d’archiver et de préserver les images sur le long terme, mais également de garantir la sécurité en passant du matériel analogique, en partie auto-inflammable, au matériel numérique.

Numérisation de négatifs

La solution

Holger Juraschek, Key Account Manager chez MEDIAFIX, s’est occupé de la commande de numérisation des archives municipales de Pulheim.

Dans un premier temps, un contact téléphonique a permis de déterminer les défis spécifiques au client. Ensuite, des conseils individuels ont été donnés sur la numérisation de la collection. L’étape suivante consistait à récupérer les médias analogiques des archives municipales de Pulheim et les transporter en toute sécurité au siège de MEDIAFIX, à Cologne.

Les innombrables négatifs et diapositives des archives municipales de Pulheim ont alors été numérisés à l’aide de la technologie développée par MEDIAFIX et de sa propre production. La prise en compte des souhaits individuels du client a revêtu une importance particulière : il s’agissait ainsi de convertir tous les médias analogiques des archives au format numérique, et ce quelque soit leur état, et en choisissant un cadrage prédéfini. Les collaborateurs de MEDIAFIX ont donc travaillé avec des supports parfois très endommagés, découpés, isolés ou encore potentiellement auto-inflammables, et de formats les plus divers. Pour une grande partie des négatifs endommagés par l’eau, la mise au point a dû être effectuée manuellement par les opérateurs et experts de MEDIAFIX, car une mise au point automatique du scanner était dans ce cas précis impossible, en raison des graves défauts du matériel d’origine.

Malgré les conditions difficiles, les opérateurs de numérisation MEDIAFIX ont réussi, grâce à leur longue expérience, à numériser même les négatifs et les diapositives fortement endommagés avec une qualité maximale. La collection des archives municipales de Pulheim a ainsi pu être sauvegardée avec succès pour l’avenir.

L’avis du client

Le directeur des archives, Horst Kandt, s’est déclaré ravi du travail de numérisation effectué par MEDIAFIX : « La concertation en amont sur la réalisation de la mission a été très bonne. M. Juraschek a su me poser les bonnes questions, ce qui nous a permis de parfaitement définir nos besoins et notre commande. »

Mr Kandt décrit également l’exécution de la mission dans d’excellents délais : « La numérisation de nos supports a nécessité de très nombreuses étapes de travail, car d’innombrables négatifs étaient disponibles seulement à l’unité et se trouvaient rangés dans des pochettes individuelles transparentes. Chaque négatif devait donc être retiré manuellement de sa pochette, car les négatifs ne peuvent être numérisés au travers de la pochette. Il en résultait une charge de travail considérable pour le personnel en raison du grand nombre de négatifs. À cela s’est ajouté l’effort dû à l’état parfois très mauvais de la collection. Mais malgré l’ampleur de la tâche, la numérisation de notre collection a été réalisée dans des délais extrêmement courts ».

Horst Kandt en tire donc un bilan très positif : « Tant l’excellent résultat de la numérisation que les conseils et le suivi personnalisés de la commande ont été convaincants ».